Описание бизнес-процесса услуги 

В данном документе приведен учебный пример заключения договора на выполнение работ неким условным предприятием для некоего условного заказчика.

Цель документа показать обучающимся (студентам) пример структурирования бизнес-процесса, жизненных циклов информационных объектов, формулирования бизнес-правил на первичном этапе анализа деятельности предприятия (обследования).

Контроль выполнения договоров (этапов работ) в организации может быть возложен на специальное подразделение или лицо, чаще всего на канцелярию. Такой контроль в значительной мере может выполняться автоматически с помощью процедур и триггеров информационной системы.

Бизнес-процесс состоит из следующих этапов:

  1. Первоначальная подготовка коммерческого предложения (КП) ( в ответ на запрос заказчика либо в порядке коммерческой инициативы), проверка его правильности и регистрация его в базе данных
  2. Согласование КП, например с начальником производства, коммерческим директором и т.п.
  3. Утверждение КП руководством.
  4. Отправка КП заказчику.
  5.  

  6. Получение ответа от заказчика ( положительного - подготовка договора, отрицательного - фиксация в БД, контр предложения - корректировка КП или отказ).
  7. Для договора выполняются этапы 1-5.
  8. Подписание договора исполнителем.
  9. Подписание договора заказчиком.
  10. Договор может состоять из нескольких этапов, а каждый этап предусматривать выполнение нескольких работ. При этом могут быть фиксированы планы и действительные сроки начала и окончания этапов (работ) и всего договора и исполнители каждого этапа и работы. Выполнение договора контролируется и в соответствии с бизнес-правилами предусмотрены реакции на возможные ситуации. Самые тривиальные реакции - подготовка соответствующих отчетов.

     

  11. Выполнение договора (этапа, работы). Здесь могут быть предусмотрены различные операции, такие как изготовление, закупка необходимого сырья и оборудования, найм рабочей силы, финансовые расчеты с заказчиком, соисполнителями и поставщиками, складирование, отгрузка своим или чужим транспортом и т.п.
  12. Завершение договора (этапа, работы)


ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт).

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их.

В Договоре отражаются вопросы, связанные с:

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОГОВОРА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии:

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы. При этом коммерческое предложение может быть инициировано самим предприятием либо являться реакцией на запрос потенциального заказчика.

Подготовка коммерческого предложения

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении коммерческого предложения Заказчику. При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения.

Согласование коммерческого предложения

После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует его в соответствии с бизнес-правилами организации. Например, с руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером, заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение, другими заинтересованными должностными лицами.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-тидневный срок после его получения.

Корректировка коммерческого предложения

Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки. После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции .

Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора.

Оформление проекта договора

Оформленный проект Договора Ответственный исполнительсогласует его в соответствии с бизнес-правилами организации.

Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора.

Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком. Однако вероятность появления этих случаев очень мала. Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств.

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА

Данная стадия состоит из следующих этапов:

КОРРЕКТИРОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА

После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.

Корректировка проекта договора

Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 12 по 17).

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ИСПОЛНИТЕЛЕМ

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Согласование договора

При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано выше.

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ЗАКАЗЧИКОМ

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Контроль получения и подписания договора Заказчиком

Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора. Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка Договора Заказчику.

После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней).

Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24.

ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА (ЭТАПА, РАБОТЫ)

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Постановка договора (этапа, работы) на контроль

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров.

Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа, работы). Контроль исполнения Договора (этапа, работы) осуществляют специалисты канцелярии и/или руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших Договор.

Проверка своевременного получения договора Исполнителями

При автоматизированном документообороте Исполнитель должен поставить отметку о том, что он принял договор (этап, работу) к исполнению.

Непринятие работы к исполнению является ненормальным событием и решается вне автоматизированной системы.

Исполнение договора (этапа, работы)

Проведение Исполнителем конкретных работ и отметка о их выполнении в БД.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Проверка и регулировка исполнения договора (этапа, работы)

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа, работы).

Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа):

Контрольные сроки проверки

более 3 месяцев ежемесячно, до 15-го числа от 1 до 3 месяцев дважды в месяц, до 15-го и 30-го числа от 10 до 30 дней еженедельно (в понедельник) от 5 до 10 дней дважды в течении срока от 1 до 5 дней ежедневно

Отчет Руководителю об исполнении договора (этапа)

Ответственный исполнитель и канцелярия по результатам контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа, работы), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа, работы) в установленные сроки.

Корректировка условий договора (этапа)

В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений.

Подготовка, оформление и подписание такого Протокола проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора . Согласно типовых сроков исполнения документов, рассмотрение, принятие решение и подписание Протокола должно быть произведено в 20-ти дневный срок после его получения.

На основании подписанного Протокола специалисты канцелярии изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа, работы) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в БД.

ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Завершение исполнения договора (этапа)

Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт").

Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора. Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки.

Запись (отчет) об исполнении этапа и снятие исполненного этапа с контроля

Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам канцелярии в БД путем проставления необходимых отметок в соответствующих графах регистрационных форм.

ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В АРХИВ

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет.

 

Литература и источники

  1. Верников Г. Корпоративный Менеджмент
Hosted by uCoz