BPM-системы (системы управления эффективностью бизнеса)

 

Основные этапы развития информационных систем

Первыми программными продуктами, в той или иной степени автоматизирующими бизнес-операции были так называемые Автоматизированные Рабочие Места (АРМ). Само по себе, появление АРМов бухгалтерского учета, учета материальных запасов и др. было революцией по отношению к самому первому этапу компьютеризации - отдельным программам и библиотекам программ.

Следующая ступень эволюции – интеграция разрозненных АРМов в единые комплексные системы. Результаты таких объединений были названы MRP (Material Requirements Planning) поскольку в компьютерных технологиях западный мир был и остается впереди планеты всей, то и аббревиатуры, именующие очередную эволюционную ступень развития компьютерных систем, употребляются только англоязычные. MRP – это система позволяющая планировать потребности предприятия в ресурсах и контролировать поступление необходимых комплектующих и выполнение заказов в установленный срок. Естественно, развитие систем управления на этом не остановилось, и в 90-х годах на мировой арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса. В основу идеологии ERP (Enterprise Resource Planning) заложено более широкое представление о ресурсах предприятия: и материальные потоки, и денежные средства, и труд рабочих. Т.е. все то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели – получения прибыли. ERP-приложения это очень мощные продукты, лучшие представители которых охватывают практически все сферы деятельности предприятий. Перечень модулей и функций таких приложений впечатляет своим охватом: здесь и бухгалтерский учет, и маркетинг, и разные виды производства, и финансовые операции, и управление цепочками поставок и т.д. и т.п. Однако внимательный анализ их использования приводит к следующим выводам:

  1. Внедрение ERP-приложений занимает очень много времени и обходится достаточно дорого
  2. Одно эксплуатируемое ERP-приложение в большинстве случаев не охватывает полностью все участки предприятия
  3. Имеющихся в ERP-приложениях аналитических средств не достаточно для того, чтобы обрабатывать накапливаемую информацию.

Безусловно, предприятие, внедрившее у себя ERP-систему, имеет конкурентное преимущество перед теми, у кого до сих пор используются разрозненные и не связанные между собой АРМы. Но независимые исследователи, консультанты и сами пользователи корпоративных систем все чаще стали констатировать, что в результате внедрения ERP-систем высшее руководство (топ-менеджмент) по-прежнему оказываются “за бортом автоматизации”. После внедрения Системы Директор предприятия продолжает пользоваться бумажными отчетами, целиком и полностью полагаясь на тех, кто ему эти отчеты подготовил, не имея никакой возможности самостоятельно работать с корпоративными данными. Новая Система, как и ее “бумажная” предшественница, по-прежнему остается системой “в себе”, учетной программой с явными признаками “лоскутной” автоматизации, удовлетворяющей только рядовых сотрудников и начальников отделов, но не управленцев.

OLAP

Практически параллельно с развитием ERP, развивались приложения, предназначенные для анализа и обработки информации в реальном режиме времени (OLAP-системы). Расшифруем: OLAP - это Online Analytical Processing, т. е. оперативный анализ данных.

Такие системы обладают гибкостью представления и обработки данных. Интуитивно, пользователи-аналитики потянулись именно к тем приложениям, структура которых наиболее полно соответствует представлению человека о природе информации.

Считается, что любая OLAP-система состоит из многомерных OLAP-кубов. Решающим плюсом OLAPа становится предоставление пользователю возможности самостоятельной интерактивной работы с отчетами. Т.е. пользователь сам для себя подбирает комбинацию измерений, мгновенно получая результат сначала на экране компьютера, а затем и в печатном виде. С момента внедрения в организации подобного инструмента происходит стремительное снижение потребностей пользователей в услугах служб автоматизации. Ведь уже не нужно никому заказывать необходимый отчет, можно сделать этот отчет самому. Тут то и проявляется еще одно колоссальное преимущество OLAP-систем по сравнению с ERP. Независимость от внутренней службы автоматизации гораздо быстрее удовлетворяет руководство компании аналитическими возможностями Информационной Системы. Менеджмент предприятия получает возможность получения корпоративной информации непосредственно из системы, становясь менее зависимым от тех, кто раньше ему эту информацию готовил и как результат, менеджерский состав оказывается непосредственно вовлеченным в развитие информационных технологий своего предприятия. Стоит ли говорить, что участие руководства (принцип первого руководителя!) в процессе построения информационной системы является решающим фактором успеха любого проекта автоматизации!

Примечательно, что появление бухгалтерских программ не облегчило процесс генерации знаменитых “шахматок” ( таблиц, в которых строками и столбцами являются бухгалтерские счета). Внешняя простота такого отчета оборачивалась колоссальной трудоемкостью программирования при условии, что количество строк и колонок отчета оказывалось не лимитированным. Такой подход к построению базы данных становился очень требовательным к мощности компьютеров.

OLAP и ERP - интеграция взамен конкуренции

Со временем OLAP-системы стали реальной угрозой рынку ERP. Заказчик зачастую предпочитал покупать аналитические приложения в качестве интеграционного инструмента для своей “лоскутной” автоматизации. Почувствовав опасную тенденцию, большинство производителей ERP-систем на сегодняшний день либо разработали свои собственные OLAP-приложения, либо тесно интегрировались с зарекомендовавшими себя производителями OLAP-ов.

Многие финансовые аналитики для решения своих задач используют широко известный Excel. Однако эта популярная программа годится для одного пользователя. И то, если этот пользователь достаточно искушен в вопросах связи Excel с внешними приложениями.

В нашем же случае речь идет о слаженном взаимодействии целой группы сотрудников финансовых служб и линейных служб, каждый из которых имеет свои собственные полномочия по работе. Получается, что для комплексной автоматизации функций планирования, учета и управления необходимо иметь использовать такое Приложение, которое обладает эргономичностью популярных электронных таблиц, “транзакционностью” ERP-систем и аналитической мощью OLAP.

Бюджетирование, как процесс постановки, детализации и согласования бизнес-целей предприятия, так же нуждается в механизме, объединяющем усилия большого количества пользователей в рамках единого информационного пространства. Ведь в ходе составления бюджета фазы планирования (централизованная публикация бюджетных планов), учета (ввод детальной информации по бюджетам на местах) и контроля (анализ фактического исполнения регламента составления бюджета) неминуемо пересекаются между собой за счет итеративного характера самого процесса бюджетирования. Вместе с тем, бюджетирование в целом представляет собой часть одной фазы управления – планирования.

BPM

Многие OLAP-производители, осознав необходимость в приложениях такого рода, начали создавать версии, специализированные для автоматизации управленческих задач бюджетирования, финансового планирования, анализа и контроля. В этой гонке на лидирующие позиции удавалось выходить в основном тем, кто стал разрабатывать и продвигать приложения полностью специализированные под решение управленческих задач.

Международная компания IDC, специализирующаяся на независимом мониторинге рынка программного обеспечения, объединила такие приложения в новое семейство – BPM (Business Performance Management, т.е. Управление Эффективностью Бизнеса). BPM-системы позволяют связывать воедино такие понятия как назначение (mission) компании, стратегия развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период. В рамках подобной среды сотрудничества топ-менеджеры могут публиковать черновую версию бюджетов для линейных менеджеров (начальников отделов). Последние начинают дополнять эти цифры своим представлением: могут ли они выполнить эти цели, какие ресурсы им для этого нужны. Система позволяет им видеть и использовать в своей работе отчетность смежных подразделений: на основе планов поставок сырья, оценивать свои возможности по объемам производства и т.п. Далее, откорректированные и дополненные на нижнем уровне цифры агрегируются вновь до общекорпоративного уровня. Весь этот процесс “двунаправленного” планирования бюджета (основы бизнеса любой компании) итеративно повторяется до тех пор, пока не будет составлен наиболее “реальный” бюджет.

Стоит ли говорить, что благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета повышается за счет вовлечения рядовых исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощнейшего механизма консолидации финансовых и количественных данных. Консолидация в огромной разветвленной структуре – очень трудно контролируемый процесс. Зачастую, данные агрегированного баланса нуждаются в обратном анализе. Когда возникает необходимость проследить весь процесс “рождения” конкретной цифры, помогает “аудиторский протокол”.

Что еще дают своим пользователям BPM-приложения? Уважающий себя финансовый менеджер на очередной бюджетный период, составляет помимо основного, пару-тройку бюджетов “про запас”: на случай отрицательного или “не запланировано положительного” развития событий. В кризисный момент требуется без промедления перевести организацию на “аварийный бюджет”. При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат, естественно, нет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

BPM-приложения повернулись лицом к руководству компаний. Топ-менеджеры, работающие с BPM, теперь могли самостоятельно настраивать систему под свои нужды, не обращаясь к специалистам отдела автоматизации. Ведь не каждый топ-менеджер захочет допустить к “святая святых” своей работы – стратегическим планам, структуре доходов, “второй бухгалтерии” и т.д.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает возможность составления отчетности опреативно: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой “куб” данных. Так называемые “контрольные агенты” BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Сбывается мечта любого директора, когда можно придя с утра на работу, включить компьютер и увидеть там сразу же все "болевые точки" предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

Интеграции специализированных программных приложений

На рис. представлена диаграмма интеграции специализированных программных приложений, позволяющая примерно оценить применимость тех или иных классов приложений в зависимости от размера предприятия. Горизонтальная ось “Размер предприятия” может быть выражена в объемах продаж, рыночной стоимости или, скажем, количестве персонала. Она не содержит градаций, так как диаграмма призвана изобразить качественную тенденцию роста, а не конкретные его показатели. Со столь же высокой степенью условности выделены следующие классы приложений:

Как видно из рисунка, главное в интеграционном процессе – трезвая оценка текущего размера предприятия и четко взвешенный баланс выбираемых для его автоматизации приложений. Немаловажно, чтобы каждое в отдельности приложение имело большой запас расширения. Целью же представления нашей интеграционной диаграммы было – отвести каждому классу свою роль. При чем, роль эта вовсе не так мала, как может показаться, например, в случае с ERP-системами, изначальная маркетинговая позиция которых предполагает покрытие всех ячеек подобной матрицы. Однако доля продаж ERP-систем во всем мире по отношению к общему объему рынка программных приложений, автоматизирующих управленческие функции, в последнее время значительно уменьшилась. Но уменьшение это носит только относительный характер. Просто и производители программного обеспечения и потребители их продуктов поняли, что создание единой ERP-системы “на все случаи жизни” объективно невозможно.

Резюме

  1. История развития программных приложений проходит через следующие стадии: АРМ, MRP, ERP и OLAP.
  2. Функциональными ограничениями ERP-приложений являются: долгий срок внедрения; не полный охват подразделений; бедность аналитических возможностей; не включение топ менеджмента в работу с системой управления.
  3. Для анализа данных применяются программные приложения класса OLAP. Эти приложения строятся на основе многомерного представления данных, которое наиболее четко соответствует представлению человека об окружающем мире.
  4. В практике управления существуют такие задачи (например, бюджетирование или финансовое планирование), в которых все три фазы управления – планирование, учет и управление – перекрываются во времени и выполняются практически одновременно. На решении этих задач специализируются программные приложения класса BPM, созданные на базе OLAP-технологий, но обладающие так же рядом свойств ERP-приложений.
  5. BPM-приложения автоматизируют в первую очередь управленческие функции: стратегическое управление, бюджетное планирование, финансовое планирование, консолидацию действий, управленческая отчетность и анализ.
  6. Простота в освоении и интуитивный интерфейс позволяют руководителям предприятий самостоятельно работать с корпоративной системой, построенной на базе BPM-приложения. А такие возможности, как автоматическая сигнальная система ключевых индикаторов бизнеса и интерактивный анализ моделирования последствий принимаемых решений (“что если”) делают эту систему незаменимым инструментом менеджера.
  7. Наиболее логичный подход к построению корпоративной системы управления – интегрировать приложения ERP, BPM и OLAP. Чтобы правильно определять пропорции использования таких приложений, предприятию необходимо трезво оценивать как свой текущий, так и планируемый уровень развития.
  8. Порядок внедрения программных приложений должен соответствовать последовательности фаз управления. В первую очередь необходимо охватить процессы планирования, затем учета и только потом увенчать процесс построения Корпоративной Системы Управления автоматизацией функций управленческого анализа.

Использованные материалы:

Hosted by uCoz