ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Информационная система (ИС) - комплекс средств, поддерживающих процессы функционирования автоматизируемой организации; содержит методологическое (включает в себя математическое и лингвистическое), программное, информационное, техническое, и организационное обеспечение.

Автоматизированная система (АС) организации - это комплекс средств (ИС, см. выше) + совокупность (коллектив?) лиц, использующих эти средства для решения функциональных задач организации. т.е. являющихся пользователями ИС.

Для краткости будем называть организацию, нуждающуюся в ИС - Заказчиком, предоставляющим соответствующие услуги по ее созданию, модификации, сопровождению и т.п.- Разработчиком (Исполнителем). При этом, одна и та же организация может выступать одновременно в двух этих ролях (система создается для внутреннего потребления).

Основная часть

Услуги, предоставляемые Разработчиком, делятся на две большие группы:

1.     работы по предконтрактному проектированию (до заключения контракта, договора);

2.     работы по реализации контракта на проектирование ИС:

• предпроектное обследование и реинжиниринг;
• техническое задание;
• техническое проектирование;
• рабочее проектирование (реализация);
• испытания;
• внедрение и сопровождение.

Необходимо отметить, что в настоящее время в основном используется так называемая спиральная технология создания и внедрения ИС, при которой разные задачи (комплексы задач, подсистемы) находятся на различных стадиях разработки от обследования до внедрения.

Замечание1. После испытаний последней из предусмотренных в ТЗ задач (подсистем), как правило, заключается новый контракт (договор) на внедрение и сопровождение созданной системы.

Замечание 2. На макроуровне процесс проектирования ИС рассматривается как непрерывный процесс уточнения (детализации) исходной концепции Системы. С системной точки зрения различия между эскизным, техническим, рабочим или ещё каким-нибудь проектом - достаточно условные и отличаются степенью детализации (проектирование по самой своей сути носит итерационный характер) служат только для того, чтобы обозначить некоторые важные вехи проекта, характеризующиеся формальными цифровыми показателями и документацией, позволяющими проектировщикам и менеджерам контролировать развитие процесса проектирования. Таким образом, проектировщик формально оперирует стадиями процесса проектирования; в действительности же - уровнями детализации проектируемой системы.

 

Такое разделение обусловлено качественным скачком (деньги!), который происходит при переходе от выполнения первой группы работ ко второй. Работы первой группы выполняются в инициативном порядке для привлечения потенциальных заказчиков, и результатом их выполнения далеко не всегда становится получение заказа на предоставление конкретного набора услуг, т.е. подписание контракта (в английском языке есть термин, точнее выражающий суть этого этапа: "выиграть контракт"). В процессе предконтрактного проектирования определяются потребности и возможности заказчика, что оформляется в виде соответствующих документов (требований заказчика, технических предложений, спецификаций, проекта), происходит их согласование с заказчиком и, в случае совпадений интересов заказчика и поставщика услуг, происходит подписание контракта на предоставление услуг. Реализация контракта начинается после его подписания и заключается в выполнении работ, определенных в подписанном контракте.

Работы по предконтрактому проектированию по инициативе разработчика выполняются для заказчика, как правило, бесплатно. Однако, если работы выполняются для госпредприятия или по предложению заказчика, то они, как правило, оплачиваются.

Целью предконтрактного проектирования для разработчика является предварительное определение сути и объемов предстоящих работ и подписание контракта с заказчиком (по проектированию ИС либо на поставку оборудования либо на поставку оборудования и предоставление услуг). На этом этапе производится как минимум определение финансовых и временных затрат, которые необходимо запланировать на этап полного обследования организации (исследовательский этап - предпроектное обследование). Трудозатраты по данному этапу составляют две-три человеко-недели. 

         Для составления контракта, как правило, требуется подготовка следующих документов (они могут быть подготовлены в произвольной форме или в соответствии с установленной у Разработчика формой):

• Требований Заказчика;
• Технических предложений;

Требования Заказчика - документ небольшого объема, содержащий представления Заказчика о будущей системе (т.е. требования к видам обеспечения), а также о сроках и ожидаемых результатах. Как, правило, такой документ составляется в результате совместной работы на этапа предварительного обследования.

Технические предложения должны содержать один или несколько вариантов решения задач, поставленных Заказчиком; сопровождаться общими схемами и рисунками. В Технических предложениях должны содержаться сведения, которые могут убедить Заказчика в способности Разработчика решить стоящие задачи, причем наилучшим для Заказчика способом. Следует опасаться излишней детализации, чтобы Техническими предложениями не воспользовались конкуренты.

В результате Исполнитель представляет Заказчику документ (порядка 20 страниц), в котором на основе выявленной организационной структуры организации определяется общее представление о предполагаемой ИС, ее достоинства, эффект для Заказчика,

Кроме того, может разрабатываться технико-экономическое обоснование (ТЭО) на следующий этап работ - детальное предпроектное обследование, которое позволит Исполнителю построить полную модель Предметной области (ПрО), в которой работает Учреждение. На основе этого документа Исполнитель формирует договор на первый этап проектирования - обследование бизнес-технологий Заказчика и предложений по реинжинирингу, в котором определены требуемые финансовые ресурсы и сроки.

После завершения этого этапа разработчик предоставляет заказчику отчет о проведенной работе и план реинжиниринга бизнес-процессов. Завершение этого этапа может сопровождаться защитой отчета и рекомендаций на техническом совещании у заказчика с привлечением независимых экспертов и оппонентов.

На основе данных, представленных в отчёте по обследованию, рекомендаций по реинжинирингу и выводов технического совещания и независимой экспертизы формируется и затем заключается контракт (финансовый договор) между Заказчиком и Исполнителем, к которому приложено предварительное ТЗ. В этом договоре представлены суммы, которые определены на первый этап - создание первой очереди АС. Составляется предварительное техническое задание (ТЗ), которое является первой версией ТЗ и которую в формируют совместно Заказчик будущего договора и Исполнитель. Участие последнего как минимум состоит лишь в предотвращении появления в документе откровенно жёстких требований к системе, с которыми он, естественно, не может согласиться. Как максимум Исполнитель сам составляет ТЗ и утверждает его у Заказчика.

 

ЭТАП ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ ЗАКАЗЧИКА

После заключения договора сотрудники Исполнителя приступают к полному предпроектному обследованию.

Целесообразно перед началом работ (или уже во время их выполнения) получить у Заказчика концепцию существования и развития предметной области (ПрО)- миссию, а также основные элементы стратегии организации. В реальности трудность состоит в том, что, либо стратегия (концепция) Учреждения отсутствует и никто не знает, как её написать (и даже не понимают, зачем она вообще нужна), либо в случае существования такого документа она является конфиденциальным документом.

В реальной практике многих руководителей до сих пор можно поставить в тупик прямым вопросом об организации и схеме отдельных бизнес-процессов и в целом бизнес-технологии компании. В лучшем случае вам представят иерархические схемы организационной структуры предприятия. В большинстве же случаев, единственным набором изложенных правил, в соответствии с которыми должно функционировать предприятие, является набор отдельных положений, функциональных обязанностей и должностных инструкций. Чаще всего эти документы являются пережитком бюрократической системы управления, составлялись не один год назад, слабо структурированы и невзаимосвязаны между собой и, вследствие этого, практически не используются в повседневной практике. Сама технология управления является симбиозом пережитков советского периода и рыночных механизмов. В результате этого, в течение последних двух-трех лет крупные компании, выросшие в начале 90-х годов, постепенно начинают сдавать свои позиции, вплоть до полного ухода с рынка. И если ситуация радикально не изменится, многие отечественные компании, по прогнозам специалистов, будут вытеснены с собственного рынка. Дело в том, что современные информационные технологии дают западным компаниям три серьезных преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе "сжатия" их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

Поэтому в настоящее время на постсоветском пространстве неуклонно возрастает интерес к общепринятым на Западе стандартам проектирования информационных технологий и корпоративного менеджмента.

Описание функционирования подсистем Учреждения и
формирование концепции Системы

Основная цель данного этапа - принятие окончательного решения о создании ИС и перепроектировании (реинжиниринге) бизнес-процессов Учреждения с учётом автоматизации деловых процедур, т.е. - внедрения в деловые процессы автоматизированной обработки информации.

Решение о создании ИС и реинжиниринге базируется на технико-экономической оценке целесообразности и анализе принципиальной возможности автоматизации процесса документооборота.

Порядок выполнения работ по предпроектному обследованию ПрО Учреждения следующий:

·                    определение назначения Учреждения, его роли и места во внешней среде, целей и характера деятельности;

·  составление краткого лингвистического описания предметной области (словесного описания функционирования обследуемой организации в виде повествовательного изложения);

·  Разработка структурно-функциональной и информационной модели существующей системы управления (СУ) документооборотом в Учреждении. Изучаются и формулируются:

 

состав подсистем Учреждения, их функции, характеристики и краткое описание технологии деятельности;

·  базовые учётные единицы (объекты) предметной области, с которыми в первую очередь имеют дело подсистемы Учреждения (т.е. тех объектов, обработка информации о которых определяет характер и назначение Учреждения);

·  выявление доминирующих бизнес-процессов (подсистем) на интегральном уровне Учреждения. Описываются:

связи подсистем (конкретные виды информационных документов, периодичность их передачи, конкретные должностные лица, ответственные за их формирование, и т.д.). Для подразделений и должностных лиц описываются права доступа к информации, представленной в документах. Особо выделяются первичные документы, через которые информация поступает в подразделение (или должностному лицу);

стадии жизненно важных бизнес-процессов, выполняемых подразделениями Учреждения;

алгоритмы (правила, механизмы, сценарии, временные диаграммы) функционирования подсистем в рамках бизнес-процессов, - заполнения документов и модифицирования архивных документов. Эти сценарии должны быть описаны как реакции на каждое событие, приход документа или указания. Сценарии работы должны быть представлены в виде диаграмм, понятных проектировщикам будущей информационной системы.

 

при обычном - штатном - функционировании (информационные потоки и виды документации);

·  функционирование в случае некорректной или кризисной ситуации (действия, информационные потоки и виды документации);

·  другие сценарии;

 

Выявление алгоритмов (сценариев) поможет скомпоновать бизнес-процессы по-новому - оптимальнее, - т.к. одним из критериев правильности формирования бизнес-процесса является группировка подсистем, тесно взаимодействующих между собой по сценарию, в пределах относительно автономного бизнес-процесса;

 

·        маршруты движения конкретных наиболее важных (доминирующих) документов (ресурсов: информации, вещества, энергии) между подразделениями, рабочими местами или базами данных;

·        существующие архивы и базы данных (таблицы), на основе которых формируются передаваемые документы, состав и объёмы исходных данных для выполнения операций (функций), количество и характер их источников (первичных, вторичных), трудоёмкость их получения, качество получаемой информации - полнота, достаточность, достоверность, актуальность и т.п.;

·        состав, уровень ответственности, полномочий и квалификации важнейших сотрудников на рабочих местах в Учреждении. Права доступа пользователей к различным данным, циркулирующим в Учреждении и др.;

·        для выполняемых операций в системе указываются используемые методы и средства. Все параметры и характеристики процессов функционирования должны рассматриваться с учётом тенденций их развития (и параллельно проводящегося проектирования будущего реинжиниринга бизнес-процессов Учреждения);

·        формирование временных диаграмм, а также событийной и информационной схемы взаимодействия подсистем в рамках бизнес-процессов. Кратко описываются процессы технологического взаимодействия подсистем в рамках структуры Учреждения.

·        оценка эффективности функционирования подразделений и сотрудников, а также выявление проблем структурно-функциональной организации системы;

·        события, которые происходят в Учреждении (их имена, типы, внешние\внутренние, моменты появления, частота следования, действия, которые они инициируют в различных подразделениях, и т.д.). События часто генерируются без оформления какой-либо документации (т.е. устно) и, следовательно, им уделяется недостаточно внимания аналитиками. Иногда события даже не обнаруживаются. Необходимо выявить обработчики каждого типа событий. События - это широковещательные сообщения или значимые для многих подразделений или сотрудников изменения во внутренней или внешней среде Учреждении.

·        режимы функционирования Учреждения в штатных условиях, а также в условиях кризиса или некорректных ситуаций;

·        существующие (используемые) критерии эффективности функционирования подразделений Учреждения и наиболее важных подразделений;

·        комплекс программно-аппаратных средств, используемых в системе информационного взаимодействия, его краткие характеристики;

·        комплекс проблем, связанных с мотивацией деятельности персонала в составе Учреждения, психологические и социальные аспекты взаимоотношений людей внутри коллектива и во внешней среде, выявление шкалы ценностей, которыми руководствуются люди в своей деятельности, а также совмещение этих шкал при организации работы каждого коллектива как единого целого;

·        технологическая и управленческая культура в учреждении, степень подготовленности технических средств и персонала к совершенствованию, развитию организационной компоненты автоматизированной системы и использования для этих целей современных информационных технологий;

·        формальные и неформальные лидеры в организационной структуре Учреждения. Из них формируется рабочая группа экспертов заказчика. Эта группа должна активно и непосредственно участвовать во всех стадиях создания, внедрения, эксплуатации и совершенствования системы, адаптируя её к специфике деятельности конкретного объекта, а иногда и конкретных людей.

Работа по предпроектному обследованию системы должна сопровождаться формулировкой основных понятий, используемых в предметной области. Такой словарь должен пополняться и уточняться по мере продвижения проекта.

В процессе бесед со специалистами заказчика (опросов) можно предложить им ответить на некоторые общие вопросы:

·        Устраивает ли вас существующая структура организации деятельности Учреждения и информационная система, её поддерживающая? Если не устраивает, то в чём: При этом нужно обязательно подчеркнуть, что эта информация будет обезличена и останется конфиденциальной.

·        Чего явно нельзя допускать в дальнейшем развитии и совершенствовании деятельности Учреждения?

·        Сложилось ли у вас мнение о том, как должны строиться процесс и структура управления Учреждением, какие критерии вы заложили бы в основу её функционирования?

·        Нужна ли "вертикаль" при организации управления Учреждением? Если нужна, то какая? Как вы видите разделение функций, полномочий, прав и обязанностей между аппаратом управления и основными технологическими и административными подразделениями?

·        Какова разумная с вашей точки зрения рациональная степень централизации или децентрализации управления? Каким образом решить проблему мотивации деятельности людей в структуре системы?

Беседы и интервью при предпроектном исследовании должны проходить в достаточно откровенной и непринуждённой обстановке, при которой острота проблем не сглаживается, а наоборот, выкристаллизовывается. Необходимо также, чтобы Заказчик уже на первой стадии взаимоотношений чётко осознал, что у него должна быть система, в которой сочеталось бы достаточно жёсткое и упорядоченное информационное взаимодействие всех подразделений Учреждения и комфортные условия работы сотрудников в техническом, психологическом и социальном плане.

Собранные в результате интервью и собеседований исходные данные анализируются, классифицируются и представляются как с помощью специфических терминов, так и с помощью специфических терминов, понятий системного языка и современных стандартов, например IDEF, UML, SADT, DFD, ELM, ERD, CASE-технологий.

Документы, вырабатываемые на этапе

Описание существующего документооборота в Учреждении (описание предметной области).

Анализ и содержание будущего реинжиниринга бизнес-процессов Учреждения.

Концепция будущей ИС.

·        ТЭО работ по созданию и внедрению ИС.

         Первые три документа преставляются в виде отчета (ДСТУ 3008-95) по предпроектному обследованию Заказчика. ТЭО - является предварительным обоснованием контракта на проектирование.

В отчете необходимо внимательно рассмотреть наиболее важные бизнес-процессы в Учреждении, ппедложить их реинжиниринг (перестройку), определить, какие процессы требуют первоочередной автоматизации и как после этого будет выглядеть организационная структура обновлённого учреждения.

В дальнейшем, следовательно, параллельно сосуществуют и развиваются два взаимодействующих друг с другом процесса:

·        анализ текущих изменений в оргструктуре и нормативной базе Учреждения; ·        реинжиниринг структуры и бизнес-технологии Учреждения в условиях создания и внедрения ИС.

·        проектирование и внедрение информационной системы (ИС);

Последняя редакция 23.02.05.