В данном документе приведен учебный пример заключения договора на выполнение работ неким условным предприятием для некоего условного заказчика.

Цель документа показать обучающимся (студентам) пример структурирования бизнес-процесса, жизненных циклов информационных объектов, формулирования бизнес-правил на первичном этапе анализа деятельности предприятия (обследования).

Контроль выполнения договоров (этапов работ) в организации может быть возложен на специальное подразделение или лицо, чаще всего на канцелярию. Такой контроль в значительной мере может выполняться автоматически с помощью процедур и триггеров информационной системы.

Бизнес-процесс состоит из следующих этапов:

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их.

В Договоре отражаются вопросы, связанные с:

• характером сделки;
• условиями сделки (поставки, услуги);
• сроками сделки;
• транспортировкой;
• упаковкой и маркировкой;
• ценой;
• качеством;
• оплатой;
• гарантиями;
• правами и обязанностями сторон;
• другими вопросами взаимоотношения сторон.

Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии:

• подготовка и оформление проекта Договора;
• подписание Договора;
• исполнение и контроль исполнения Договора (этапа, работы);
• перенос исполненного Договора в архив.

Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы. При этом коммерческое предложение может быть инициировано самим предприятием либо являться реакцией на запрос потенциального заказчика.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении коммерческого предложения Заказчику. При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения.

После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует его в соответствии с бизнес-правилами организации. Например, с руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером, заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение, другими заинтересованными должностными лицами.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• отправкой коммерческого предложения Заказчику;
• регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику;
• контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком;
• корректировкой коммерческого предложения;
• получением решения по коммерческому предложению от Заказчика;
• регистрацией получения решения по коммерческому предложению.

Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-тидневный срок после его получения.

Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки. После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции .

Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• оформлением проекта договора;
• согласованием проекта договора;
• проверкой правильности оформления проекта договора.

Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора.

Оформленный проект Договора Ответственный исполнительсогласует его в соответствии с бизнес-правилами организации.

Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора.

Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком. Однако вероятность появления этих случаев очень мала. Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств.

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• корректировка проекта Договора;
• подписание Договора Исполнителем;
• подписание Договора Заказчиком.

• На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:
• отправкой проекта договора Заказчику и регистрацией отправки;
• контролем получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком;
• корректировкой проекта договора;
• получением и регистрацией получения откорректированного проекта договора от Заказчика.

После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.

Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 12 по 17).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• оформлением договора;
• согласованием договора;
• проверкой правильности оформления договора;
• подписанием договора Исполнителем.

• Оформленный Договор Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с заинтересованными должностными лицами.

При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано выше.

Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора. Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка Договора Заказчику.

После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней).

Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• постановкой договора (этапа, работы) на контроль;
• проверкой своевременного получения договора Исполнителями;
• исполнением договора (этапа, работы).

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров.

Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа, работы). Контроль исполнения Договора (этапа, работы) осуществляют специалисты канцелярии и/или руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших Договор.

При автоматизированном документообороте Исполнитель должен поставить отметку о том, что он принял договор (этап, работу) к исполнению.

Проведение Исполнителем конкретных работ и отметка о их выполнении в БД.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа);
• отчетом установленной формы Руководителю об исполнении договора (этапа);
• корректировкой условий договора (этапа, работы).

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа, работы).

Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа):

Ответственный исполнитель и канцелярия по результатам контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа, работы), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа, работы) в установленные сроки.

В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений.

На основании подписанного Протокола специалисты канцелярии изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа, работы) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в БД.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

• завершением исполнения договора (этапа);
• записью (отчетом) об исполнении этапа;
• снятием исполненного этапа с контроля.

Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт").

Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора. Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки.

Запись (отчет) об исполнении этапа и снятие исполненного этапа с контроля

Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам канцелярии в БД путем проставления необходимых отметок в соответствующих графах регистрационных форм.

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

• записью (отчетом) об исполнении договора;
• снятием исполненного договора с контроля;
• подшивкой исполненного договора в дело.

Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет.